• Vorteile Digitale Buchführung – Steuerberater Braunschweig
  • Vorteile Online Buchhaltung – DAS STEUERBÜRO

Vorteile der "Digitalen Buchführung" 
und Digitalen Archivierung

Nutzen Sie die Chance und steigen Sie um auf die "Digitale Buchführung"

Die Vorteile einer "Digitalen Buchführung" liegen auf der Hand:

  1. Die Rechnungsinformation, also das Belegbild, ist direkt mit dem Buchungssatz verknüpft und bei Durchsicht der Buchhaltung jederzeit einsehbar, was eine erhöhte Transparenz gegenüber anderen Marktteilnehmern wie Banken und Investoren zur Folge hat. Die Buchhaltung als Grundlage für den Jahresabschluss ist dadurch insgesamt revisionssicherer.

  2. Belege im „Überhang“, das sind die Eingangsrechnungen, die unmittelbar vor dem Monatsende eingehen, also für eine Papierbuchhaltung zur zeitnahen Einreichung kopiert werden müssten (was mit Verlaub wahrscheinlich nur selten geschieht), gehen durch das digitale Bereitstellen periodengerecht in die Buchhaltung ein. Das Original verbleibt für Prüfungs- oder Reklamationszwecke im Unternehmen. Die in diesen Überhangrechnungen enthaltene Vorsteuer wird periodengerecht geltend gemacht. Hieraus können sich nicht unerhebliche Zinsvorteile ergeben.

  3. Das Ergebnis der "Digitalen Buchhaltung", die betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Summen- und Saldenlisten und offenen Posten Listen sind 24 Stunden täglich, 7 Tage die Woche, mithin jederzeit einsehbar. Die Zeitnähe macht die Aussagekraft aus. Was nutzt mir am 20. des Folgemonats die offene-Posten-Liste vom 31. des Vormonats?

  4. Das Controlling während der Jahresabschlussarbeiten erfährt eine neue Qualität. Rückfragen an Ihr Unternehmen erübrigen sich, weil die Information der Buchhaltung direkt hinter dem Buchungssatz, in Form der Rechnung abgelegt ist.

  5. Der klassische Pendelordner gehört der Vergangenheit an.

 

Die Vorteile der digitalen Archivierung: 

  1. Originalbelege vernichten
    Nach Fertigstellung der Buchhaltung können die Originalbelege vernichtet werden.

  2. Reduzierung des Papieraufkommens
    Durch die Vernichtung der Papierbelege werden das Papieraufkommen und das Ordnervolumen zur Archivierung der Belege reduziert. 

  3. Aufbau einer Verfahrensdokumentation
    Der Aufbau einer Verfahrensdokumentation und die Begleitung durch Das Steuerbüro stellen sicher, dass alle Prozesse zur digitalen Archivierung korrekt angelegt werden. Dadurch erhalten auch die Mitarbeiter mehr Sicherheit im Umgang mit der Digitalisierung und Archivierung der Daten.

  4. Internes Kontroll-System (IKS)
    Die Verfahrensdokumentation stellt die Basis für den Aufbau des IKS dar. Mit Hilfe des Kontroll-Systems wird auf Basis von technischen und organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien überwacht.Das Steuerbüro übernimmt 6 Monate nach der Einführung gerne eine Prüfung aller Abläufe, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben für die digitale Archivierung erfüllt sind.

  5. Revisionssicherheit
    Die Verfahrensdokumentation, das Interne Kontroll-System und die Archivierung der Daten im DATEV Rechenzentrum (Trust Center) stellen sicher, dass alle Archivierungen revisionssicher erfolgen.

  6. Verbesserung der digitalen Prozesse
    Der Ablauf der digitalen Buchführung wird durch den Einsatz der digitalen Archivierung um einen wichtigen Baustein verbessert.

  7. Vereinfachung der Arbeitsabläufe 
    Die Arbeitsabläufe werden durch die strukturierten Prozesse auf Basis der Verfahrensdokumentation bereits bei der Erfassung aller Belege verbessert. Zusätzlich stellt die Vernichtung der Originalbelege sowie die digitale Abrufbarkeit der Belege eine Optimierung aller Arbeitsschritte im Bereich der Folgeaufgabe wie z. B. Belegdurchsicht dar.

 

Eine Übersicht zur „Digitalen Buchführung mit Online-Archivierung“ finden Sie hier.

 

Die Aufzählung der Vorteile ist nicht abschließend. Wir vom STEUERBÜRO gehen gern einen Schritt weiter:

Warum eigentlich nur Rechnungslegungsinformationen mit dem Buchungssatz verknüpfen? Ohne weiteres lässt sich der Zins- und Tilgungsplan des neu aufgenommenen Darlehens hinterlegen. Das erspart aufwendige Rückfragen bei der Bilanzerstellung. 


Das Digitalfoto vom Erwerb des letzten betrieblichen Firmenwagens mit Werkstatteinbauten beweist der in den Folgejahren anstehenden Betriebsprüfung, dass es sich tatsächlich um einen betrieblichen Wagen gehandelt hat, und zwar von Anfang an.

Geneigter Leser, sicher merken Sie, dass der Kreativität und dem Einfallsreichtum einer "Digitalen Buchhaltung" keine Grenzen gesetzt sind. Ihre Mehrinvestition in diese neue Art der Buchführung beträgt 12 € monatlich zur üblichen Buchführungsgebühr.

In Bezug auf Kosten denken wir, dass eine Trendwende bevorsteht. Die Systeme werden intelligenter. Das Signaturgesetz wurde seit dem 01.07.2011 entschärft. Die Übermittlung der digitalen Rechnung ist mithin auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug zugelassen. Groß- und Einzelhandelsverbände schließen sich ihrerseits zu Plattformen zusammen über die zentral Rechnungslegungen via Internet (digital) erfolgen. Die Kooperationspartner der "Digitalen Buchführung" der DATEV eG übermitteln bereits heute neben der Belegbildinformation den auf das Empfängerunternehmen maßgeschneiderten Buchungssatz. Diese Belege verarbeiten sich bereits heute von selbst. Das Abtippen von Rechnungen gehört schon bald der Vergangenheit an. Ob und inwiefern dann noch Buchhaltungsgebühren in der derzeitigen Höhe plausibilisiert werden können, liegt am Zusatznutzen den wir Ihnen neben der Auswertung Ihrer Bücher erbringen. Besteht diesbezüglich keine Nachfrage wird die Gebühr unweigerlich reduziert werden müssen.

Eine häufig, in diesem Zusammenhang gestellte Frage lautet: Was nun aber, wenn das Internet einmal ausfällt?

Fällt heute für nur 72 Stunden das Internet aus, gäbe es Probleme bei der Grundversorgung mit Lebensmitteln bevölkerungsreicher Städte. Und wenn ich weder Butter noch Brot im Supermarkt bekomme, wen interessiert dann noch Buchführung? Diese Risikoabwägung wird nach unserer Auffassung keine Rolle spielen.

Fazit:
Es stellt sich nicht die Frage ob, sondern lediglich wann Sie auf eine "Digitale Buchführung umstellen. Viele Telefonnetzbetreiber, aber auch Firmen anderer Branchen werben seit Jahren damit, Preisnachlässe zu gewähren, wenn die Rechnung papierlos übermittelt werden darf. Für die Wirtschaft wird dies in Zeiten immer enger werdender Margen und nicht zuletzt im Hinblick auf eine Gebührenersparnis bei dem Prozess der Erstellung der Buchhaltung ein nicht unwesentlicher Kostenfaktor und damit ein Wettbewerbskriterium werden.

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